ちょっとした会議や打ち合わせ行う時、

あなたの現場ではどこから始めていますか？

冒頭から

・会議の名前を告げて議題に入る
・主催者が伝えたいことを言う
・質問から始める
ことはありませんか？

もし、該当するとしたら、何について話をするのかが見えているのは、主催者だけかもしれません。
あなたが主催側だとすると、あなただけしか、何のつもりで話しているのかを理解している人がいない可能性があります。

せっかく集まった打ち合わせで、相手が戸惑ったり、かみ合わないことが出てきてしまう可能性があるのです。

伝えている方はわかっていることが、相手には相手に理解されていないと、
「確認のつもり」で聞いたことが、「責められている」と受け止められてしまったり、
「自由に考えやアイデアを言い合うブレストのつもり」でいたのに「考え抜いたことを言わなくてはいけない」「なんでそんなことを聞くのかわからない」。
また、「サポートしようと思って進捗を聞いたつもり」なのに、「まだできてないことを指摘された」と認識されるいうことがあります。

話の前提(＝前置き)を伝える

コミュニケーションにおいて最も大事なのことの一つは、話の前提(＝前置き)を伝えることです。

前提とは、話の文脈設定、平たく言うと、「どんなつもりで話をするのか」という話の枠組み設定のことです。

どんな「つもり」、つまりどんな目的でその会議や会話があるのか、という「前置き」を入れることによって、相手はあなたの意図を理解し、その前提に基づいた発想や返事ができるようになります。

それを前置きとして、打ち合わせや会議、ちょっとした会話の前に取り入れていくのです。

ちょっとした前置きで会話の方向性が変わる

身近な会話を例にすると

「あの件、どうなっているかな？」
↓
「今まだこちらに情報が来てないんだけど、どうなっているかな？」
のように、少し状況を前置きするだけで、なぜ質問しているのかを相手が理解できるようになります。

〇相手に注意したいとき
「ちょっと言いにくいことを言わせてもらうね。」
相手は何か注意や指摘を受ける可能性を理解し、聞く準備ができます。

〇会議の時
会議の目的を伝えます。例えば
「このミーティングは、意思決定を行う場ではなく、多様な考えやアイデアを出し合うために設定しています。内容によってその人を評価判断することはしません。小さな意見もや反対の意見に耳を傾け合う貴重な機会なので、ブレストのつもりで安心して何でも話してもらえたらと思います。」
「今日はこれまで出てきた案の中から実行していくものを決めていきます。その基準は……です。」
のように伝えていきます。

会議の目的は一度言ったから終わりではなく、毎回伝えていくと効果的です。ある企業では、社長が毎回、ミーティングの冒頭に目的を参加者に伝えています。幹部にとって、そのミーティングが果たす役割や意義について、毎回見直す機会になっています。

また、前回話した内容を確認し、今回何のために打ち合わせをするのか、冒頭で互いに確認をとるのも「前置き」です。

〇打ち合わせでの「前置き」
リーダー
「前回何を話しましたっけ？何を(私と)約束しましたか？」
　↓
部下
「A社に対する提案がテーマで、〇〇さんにヒアリングしてくることになっていました」
　↓
リーダー
「そうだったね。今日はその振り返りと、提案の具体的な内容と今後のスケジュールを固めていきたいと思っているけど、どうかな？君からは何かありますか？」

相手の当事者意識にも違いが出てくる

この「前置き」があるか、ないかによって、相手の当事者意識にも違いがでてきます。

「前置き」を伝えないということは、話の前提を知っているのは話し手だけなので、話し手中心の会話になります。

「前置き」を伝えることによって、会話の当事者として「相手を招待する」意味合いもあるのです。